La lucha contra el fraude fiscal es uno de los retos más complejos a los que debe hacer frente cualquier gobierno. Además, los nuevos modelos de negocios y los continuos avances tecnológicos dificultan esta labor.
Por ello, tanto a nivel de la Unión Europea como a nivel nacional, se está trabajando para implementar una estrategia global apoyada en una legislación sólida, que facilite este objetivo.
España ha puesto en marcha un sistema de emisión de facturas certificadas con el fin de tener un mayor control tributario y proteger a empresas y consumidores finales. Este sistema, conocido como VeriFactu, está homologado por la Agencia Tributaria y, en un futuro no lejano, deberá ser utilizado por todas las empresas españolas.
En este artículo te explicamos los objetivos, requisitos, ventajas y retos de este sistema introducido en la nueva ley antifraude.
¿Qué es VeriFactu?
Para garantizar que las empresas cumplen con la legislación sobre facturas promulgada en julio de 2021 (“Ley anti fraude”), se ha ideado un sistema de emisión de facturas verificables. Este sistema, certificado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), permite remitir sistemáticamente las facturas a Hacienda vía sede electrónica.
Las facturas VeriFactu están basadas en el Suministro Inmediato de Información de la AEAT (SII). El software de facturación utilizado debe cumplir ciertas normas y certificaciones establecidas en la citada ley de facturas antifraude. Entre ellas, la implantación de tecnología segura, la encriptación de datos y la protección de firma electrónica. Además, las facturas deben generarse en un formato específico para poder enviarlas a través del sistema SII de la Agencia Tributaria para su aprobación. Esto garantiza que los documentos son auténticos y que pueden ser comprobados en cualquier momento mediante la aplicación.
El objetivo principal de estos registros de facturación instantáneos es garantizar la autenticidad de las facturas y asegurar su trazabilidad e inalterabilidad.
También permite automatizar procesos y mejorar las relaciones con terceros relacionados con la actividad de la empresarial, incluida la AEAT. Esta medida es de gran importancia para los obligados tributarios que deberán acogerse a esta nueva forma de relacionarse con Hacienda.
Ley Antifraude 11/2021 y control tributario
Como ya te hemos adelantado, el Gobierno pretende reducir la probabilidad de conductas fraudulentas y elevar la eficacia del sistema tributario a través de esta nueva ley de contabilidad que afecta a autónomos, empresas, asesorías y despachos.
Esta normativa pone el foco en los requisitos que deberán cumplir los sistemas informáticos que quieran implantar la emisión certificable de facturas (VeriFactu). Ya se ha presentado un reglamento de certificación del software para que puedan incorporar los cambios necesarios antes de que sea de obligado cumplimiento.
Este sistema agiliza el procedimiento de tramitación de facturas y refuerza la transparencia en la contabilidad. Además, permite a las empresas acceder a todos los registros de facturación presentados a la Agencia Tributaria y tener así un resumen instantáneo de todas las facturas recibidas por la AEAT a través de la sede electrónica (SII).
Además, la normativa obliga a las empresas a llevar un registro digital de todas las facturas expedidas. Este registro será empleado por la Hacienda para comprobar la exactitud del procedimiento de facturación y detectar cualquier actividad fuera del marco legal. Por otro lado, al tener que generar facturas electrónicas, dejarán de ser necesarias las facturas físicas.
Las empresas también deberán mantener un registro digital de sus proveedores y clientes. Esto permitirá a la AEAT determinar qué empresas utilizan el sistema VeriFactu y garantizar que todas las facturas se emiten de forma correcta.
En resumen, este sistema es una herramienta vital para garantizar que las empresas cumplan este nuevo reglamento de facturación y así disminuir el riesgo de fraude fiscal.
Beneficios de VeriFactu para las empresas
Las ventajas para la administración de enviar facturas a Hacienda son claras: conseguir un mayor control tributario y luchar contra el fraude a través de un sistema de emisión de facturas confiables y difíciles de manipular.
¿Pero qué pasa con las pymes?
Aunque no lo parezca, tanto si tienes una pequeña empresa como una mediana empresa, también va a suponer una mejora para ti:
Ahorro de tiempo
La transformación digital derivada de VeriFactu, te va a permitir automatizar muchos procesos contables y de facturación. Cambiar a un proceso automático optimizará tu tiempo y mejorará la imagen percibida por tus clientes.
Además, al enviar el registro de las facturas, se podrá descargar la información necesaria para ser incorporada a los correspondientes libros (IVA, IRPF, ventas, ingresos, etc.).
Evitar sanciones
Este sistema automático descrito en la ley antifraude sobre programas informáticos, además de permitirte cumplir con la nueva normativa de facturación y simplificar tus procesos contables y fiscales, también reduce el riesgo de incurrir en sanciones a causa de despistes o de incumplimiento de plazos.
Mayor confianza
Tanto la administración como tus clientes podrán comprobar la autenticidad de tus facturas en cualquier momento, eliminando posibles desconfianzas en este aspecto.
Por otro lado, las facturas electrónicas son más seguras que las tradicionales, ya que son más difíciles de alterar o replicar.
¿Qué retos plantea VeriFactu para las pymes?
Como es de esperar, no todos son ventajas.
Implantar un nuevo sistema en las empresas es una tarea compleja que requiere cierta inversión en recursos tecnológicos y formación del personal.
La adaptabilidad del sistema a las necesidades particulares de la empresa es otro reto. Requiere un análisis exhaustivo de los procesos existentes y el diseño del software para satisfacer los requisitos específicos. Este proceso debe ser llevado a cabo por personal con los conocimientos y la experiencia necesarios.
Además, es esencial garantizar que los procedimientos cumplen con la normativa vigente, que el sistema se mantiene actualizado y salvaguardar la información confidencial, lo que requiere reforzar la ciberseguridad de la empresa.
¿Qué dice la ley antifraude 2021 sobre el software TPV y de facturación?
Para garantizar la seguridad y la validez de las facturas, el sistema VeriFactu establece una serie de especificaciones técnicas que deberá cumplir cualquier software antifraude para estar certificado por la AEAT.
Este sistema debe proporcionar transacciones automatizadas entre empresas y terceros en formato digital, así como proporcionar el no repudio, la autenticación y la trazabilidad de los documentos y generar facturas digitales seguras con firma digital y sello de tiempo.
El sistema debe ser capaz de verificar y validar dichas facturas, preservando la privacidad de todos los datos almacenados. Por otro lado, debe tener también la capacidad de integrarse con otros programas, como el de Hacienda, para garantizar la autenticidad de los documentos.
Sin cumplir estos requisitos, el sistema no podrá ser certificado como sistema seguro, por lo que las empresas no podrán cumplir con la normativa y se verán expuestas a sanciones de hasta 50.000€.
Para mayor información sobre cómo homologar software fiscal, la página web de la Agencia Tributaria dispone de un documento con toda la información técnica necesaria.
¿Qué empresas están obligadas?
Todas las empresas y autónomos que emitan facturas con medios electrónicos, deberán utilizar VeriFactu. Salvo aquellas empresas que están obligadas al SII (Suministro Inmediato de Información).
En cambio, la remisión de facturas a la Agencia Tributaria será voluntaria, por tanto, es el contribuyente quien decide si se acoge a esta vía. Eso sí, en caso de decantarse por esta opción, deberá mantenerla hasta final de año y se renovará automáticamente salvo renuncia expresa.
¿Cuándo entra en vigor el sistema VeriFactu?
A falta de confirmación definitiva, se prevé que sea obligatorio contar con un software antifraude a partir de junio de 2024.